鞄の中を見ずに必要な書類を取り出せますか?(ダブル・ループ)

書類の山に囲まれて資料が見つからない経験をしたり、
パソコンの中のデータを探せず困った経験はないでしょうか?
これを防ぐ方法として、様々な仕事術・整理術の本が存在します。
(2016年10月時点で、amazonの「仕事術・整理術」には4,978冊の本がある)

一念発起して、机の上を片付けたとして、ものを探せるようになるでしょうか?
パシコンの中のデータを分類しようとすると、フォルダを分けて整理すると思います。
整理した後で、即座にほしいデータを取り出せるようになったでしょうか?
見た目が綺麗でも、必要なものを取り出せないのでは整理整頓できたとは言えません。

江戸時代の国学者である本居宣長は、
自分の家の書棚から、あかりをつけずに必要な本を取り出すことができたと言います。
どの棚の右から何番目と言われて行ってみると、
ちゃんとその本があったということです。

この話は本当だと思えるでしょうか?
ここまでのことはできていなくとも、
「鞄の中を見ずに必要な書類を取り出せる」人は身近にいないでしょうか?
整理できている人とできていない人の差は何でしょうか?

単純にいってしまえば、「(整理に関する)作戦がある」ということです。
何をどこにしまうのか、ということに作戦(意図)があるのです。
同じ種類のものを近い場所に置くことで関連付けをして探しやすくしているのです。
人は大なり小なりこの作業を無意識にしています。

キッチンには料理の道具や食材を
本棚には本を置いてあるはずです。
では料理本はどちらに置くと良いでしょうか?
私であれば、キッチンにおきます。
ポイントは「使う際にすぐ取り出せる場所」ということです。

釣りやキャンプなどアウトドア用品は倉庫にしまっていると思います。
服は押入れやクローゼットに収納していると思います。
では、釣り用のジャケットなど専用の衣服はどちらにしまうでしょうか?
私であれば倉庫の方にしまいます。
ポイントは「使う際に一度に準備できる(時間効率が良い)」からです。

単純な話ですが、こういった意図を持って片付けることが大きな差を生み出します。
ものをしまう際にルール(思想)がある人は、
ものを探す際に、その思考パターンを頭の中で辿ることで探し出しています。
意図を持っていない人は「どこにしまったか?」を考える際に辿る方法がありません。
その差によって、探すスピードが格段に違いますし、
無駄な時間を過ごさずに済むのです。

これもダブル・ループを回す一つの訓練です。
コンサルティングファームで新人を鍛える方法の一つに
「全ての言動に意図を持たせる」という手法があります。
グラフや文書を作成した際に、
「その図の大きさはなぜその大きさなのか?」
「その文字はなぜそのフォントなのか?」
「図表の配置にはどのような意図があるのか?」
「説明の順番にはどういう狙いがある?」
など、事細かに一つずつ問うていくのです。

狙いは、「正しい意図を持たせること」ではありません。
「自分の考えを持って仕事をできるようにする」ということにあります。
世の中では、「前例に倣う」ということがよくあります。
企業に所属していると、
前任者が作成したものを活用して効率的に仕事をすることが多いかと思います。

しかし、それに慣れてしまうと、自分で考える力が磨かれず、
自分で新しいものを生み出し思考力を失ってしまいます。

そういう観点からも、「意図を持って生きる」ということはとても大事にされています。
「鞄の中を見ずに必要な書類を取り出せる」
はビジネスパーソンとしての一つのスタンダードになるでしょう。
その所作一つで、信頼に足る人かどうかを見分けることもできてしまいます。

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